많은 사용자들이 작업관리 앱을 찾아 헤매지만, 정작 윈도우11에 기본으로 설치된 Microsoft To Do의 강력한 기능을 간과하고 있다. 이 앱은 단순한 할 일 목록을 넘어서 전문적인 생산성 도구로 활용할 수 있는 다양한 기능을 갖추고 있다.
Microsoft To Do는 윈도우11 PC에 기본 앱으로 설치되어 있으며, 별도의 다운로드 없이 바로 사용할 수 있다. 많은 사람들이 여러 작업관리 앱을 시도하다가 결국 이 앱으로 돌아오는 이유가 있다. 복잡한 설정 없이 직관적인 인터페이스로 작업을 관리할 수 있기 때문이다.
모든 기기에서 완벽하게 동기화되는 작업관리
Microsoft To Do의 가장 큰 장점은 크로스 플랫폼 지원이다. 안드로이드, 윈도우, 맥, iOS, 그리고 웹 브라우저 등 모든 기기에서 사용할 수 있다. 마이크로소프트 계정으로 로그인하고 인터넷에 연결되어 있으면, 추가한 모든 작업이 즉시 모든 기기에 동기화된다.
이동 중에 스마트폰으로 새로운 작업을 추가하면, 나중에 PC에서 확인하고 편집할 수 있다. 이 기능은 외출 중에도 작업을 놓치지 않고 관리할 수 있게 해준다. 클라우드 기반 동기화 덕분에 어디서나 작업 목록에 접근할 수 있는 것이다.
작업 추가는 매우 간단하다. 선호하는 플랫폼이나 웹에서 앱을 열고, 아직 로그인하지 않았다면 로그인한 후 작업을 추가하기 시작하면 된다. 탭 한 번으로 작업을 추가할 수 있을 만큼 간편하다.
마이데이 기능으로 하루 계획 최적화
'마이데이(My Day)' 섹션은 Microsoft To Do의 핵심 기능이다. 이 기능은 놓친 작업을 강조 표시하여 잊지 않도록 도와준다. 매일 아침 새롭게 시작되는 마이데이 목록에 오늘 완료할 작업을 선택하여 추가할 수 있다.
앱은 사용자의 활동을 기반으로 작업을 제안하기도 한다. 전구 아이콘을 클릭하면 추천 작업이 표시되어, 빠르게 하루 일정을 계획할 수 있다. 이는 여러 목록에 흩어진 작업들 중에서 오늘 집중해야 할 항목을 선별하는 데 큰 도움이 된다.
작업을 추가할 때는 날짜, 시간을 지정할 수 있으며, Microsoft To Do는 작업 마감일이 되면 알림을 보내준다. 각 작업마다 맞춤 알림을 설정하고, 파일을 첨부하고, 메모를 추가하거나, 정기적으로 반복되는 작업에 대한 반복 규칙을 설정할 수 있다.
스마트 리스트로 작업 자동 분류
Microsoft To Do는 여러 스마트 리스트를 제공하여 작업을 효율적으로 관리할 수 있게 한다. '중요함' 리스트에는 별표로 표시한 중요 작업들이 자동으로 모인다. '예정됨' 리스트는 마감일이 설정된 모든 작업을 날짜별로 정리해준다.
'나에게 할당됨' 리스트는 공유 목록이나 마이크로소프트 플래너에서 할당받은 작업을 보여준다. '작업' 리스트는 다른 카테고리에 속하지 않은 모든 작업을 모아서 보여준다. 이러한 스마트 리스트 덕분에 복잡한 수동 정리 없이도 작업을 체계적으로 관리할 수 있다.
사용자는 설정에서 사이드바에 표시할 스마트 리스트를 선택할 수 있다. 프로필 사진이나 이름을 클릭하여 설정으로 이동한 후, 스마트 리스트 섹션에서 표시하거나 숨길 목록을 토글할 수 있다.
팀 협업과 목록 공유 기능
Microsoft To Do는 개인 작업관리를 넘어 협업 도구로도 활용할 수 있다. 이메일 초대를 통해 작업과 목록을 공유하고 다른 사람들과 협력할 수 있다. 팀원들을 작업이나 목록에 추가하면 실시간 협업이 가능하다.
작업에 관련된 사람이 있다면, 그들은 일정과 작업 세부 사항을 항상 최신 상태로 확인할 수 있다. 이 기능은 작업이 상호 의존적인 팀 환경에서 특히 유용하다. 개인적으로는 가족과 장보기 목록을 공유하여 필요한 항목을 함께 업데이트하는 데 활용할 수 있다.
각 협력자는 독립적으로 항목을 추가하고, 작업을 편집하거나, 세부 정보를 추가할 수 있다. 작업에 알림이나 마감일을 설정하면, 협력자들도 이메일이나 앱 내 알림을 통해 알림을 받게 된다.
아웃룩과 마이크로소프트 365 통합
마이크로소프트 아웃룩과 365 애플리케이션을 사용하는 전문가들에게 Microsoft To Do는 탁월한 작업관리 도구다. 이 앱은 마이크로소프트 생태계와 완벽하게 통합되어 있어, Microsoft To Do에서 생성한 작업이 자동으로 아웃룩과 캘린더에 동기화되며, 그 반대도 마찬가지다.
아웃룩에서 이메일에 플래그를 지정하면, 해당 이메일이 Microsoft To Do의 '플래그 지정된 이메일' 목록에 나타난다. 이를 통해 중요한 이메일을 작업으로 전환하여 관리할 수 있다. 또한 Microsoft To Do는 팀즈(Teams)와 플래너(Planner) 같은 다른 마이크로소프트 365 도구와도 원활하게 통합된다.
이러한 통합은 워크플로우를 간소화하여, 사용자가 작업을 관리하고 팀원들과 협력하며 마감일을 한 곳에서 추적할 수 있게 한다. 데이터는 Exchange Online에 저장되어 동기화되므로, 신뢰성과 보안, 규정 준수를 보장받을 수 있다.
고급 작업 관리 기능
Microsoft To Do는 기본적인 할 일 목록을 넘어서는 고급 기능들을 제공한다. 작업을 더 관리하기 쉬운 단계로 나눌 수 있는 하위 작업 기능이 있다. 각 작업에 최대 25MB의 파일을 첨부할 수 있어, 관련 문서나 이미지를 작업과 함께 보관할 수 있다.
해시태그를 사용하여 작업을 태그할 수도 있다. 작업의 메모 추가 섹션에 해시태그와 키워드를 입력하면(예: #업무), 해당 해시태그 링크를 클릭하거나 검색하여 동일한 해시태그로 태그된 모든 작업을 볼 수 있다.
사용자 인터페이스는 친숙하여 복잡한 메뉴를 탐색할 필요 없이 알림 시간을 조정하거나 추가 메모를 추가할 수 있다. 라이트 모드, 다크 모드, 윈도우 테마 사용 옵션을 선택할 수 있으며, 개별 목록에 맞춤 배경을 설정하여 개인화할 수 있다.
자연어 입력으로 빠른 작업 생성
Microsoft To Do는 자연어 입력을 지원하여 작업 생성을 더욱 빠르게 만든다. "내일 오전 9시에 데브에게 이메일 보내기"와 같은 자연스러운 문장을 입력하면, Microsoft To Do가 자동으로 관련 시간에 알림을 생성한다.
이 기능은 생산성을 크게 향상시킨다. 복잡한 메뉴를 클릭하여 날짜와 시간을 일일이 설정할 필요 없이, 머릿속에 떠오른 작업을 자연스럽게 입력하기만 하면 된다. 앱이 문맥을 이해하고 적절한 알림과 마감일을 자동으로 설정한다.
예정된 작업은 자동으로 마이데이 뷰에 나타나도록 예약할 수 있다. 이를 통해 미리 계획을 세우고, 매일 아침 그날의 작업 목록을 빠르게 검토할 수 있다.
완전 무료로 제공되는 프리미엄 기능
많은 작업관리 앱들이 유료 구독을 요구하는 고급 기능들을, Microsoft To Do는 완전히 무료로 제공한다. 기능 제한이 전혀 없으며, 무제한 작업과 목록을 생성할 수 있다. 광고도 없고, 프리미엄 버전으로 업그레이드하라는 압박도 없다.
구글 킵(Google Keep)이나 다른 메모 앱들도 할 일 작업을 기록할 수 있지만, Microsoft To Do는 작업 목록 관리를 위해 특별히 설계되었다. 이는 단순한 메모 앱과는 다른 수준의 조직화와 관리 기능을 제공한다는 의미다.
앱을 시작 메뉴에 고정할 수도 있고, 개별 목록을 시작 메뉴에 핀하여 하루 종일 볼 수 있다. 이를 통해 중요한 작업 목록에 빠르게 접근할 수 있다.
포모도로 기법과의 시너지
Microsoft To Do는 포모도로 기법(Pomodoro Technique)이나 시간 차단(time-blocking) 같은 다른 생산성 기법과 함께 사용할 때 더욱 효과적이다. 앱 자체가 시간 블록을 강제하지는 않지만(윈도우에는 기본 포모도로 타이머가 있다), 특정 작업을 중심으로 하루를 계획할 때 이러한 방식을 보완한다.
15분 동안 하위 작업에 집중하고, 5분 휴식을 취한 후, 다시 15분 작업하고, 목록을 빠르게 확인하여 완료한 항목을 체크한다. 구조화된 시간과 큐레이션된 작업 목록 간의 이러한 시너지가 규율을 유지하게 해준다.
작업이 진행됨에 따라 상황이 변할 때, 작업을 재구성하는 것도 간단하다. 예상치 못한 큰 과제가 도착하면, Microsoft To Do를 열어 새 항목을 올바른 목록으로 드래그하고 새 마감일을 할당하면 된다. 이메일 스레드에 작업을 묻어두거나 포스트잇에 적어두는 대신, 앱이 모든 전문적이고 개인적인 책임을 위한 중앙 관리 센터가 된다.
